10 Conceptos básicos sobre contabilidad que debe conocer para llevar a cabo un negocio exitoso de comercio electrónico

10 Conceptos básicos sobre contabilidad que debe conocer para llevar a cabo un negocio exitoso de comercio electrónico

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La contabilidad es una necesidad dolorosa.

Es el lado aburrido de la empresa. Tampoco me gusta lidiar con eso.

Pero si desea que su negocio crezca, no puede evitarlo.

Puedes tratar de arrojar todos tus recibos en una caja de zapatos y entregárselos a un extraño.

Pero le das control financiero. Eso significa arriesgar el éxito de su negocio.

Les darías un buen cambio para que hicieras todo por ti también.

Te prometo que no es tan complicado como podrías temer.

Y no necesitarías un contador para la administración diaria.

Incluso si paga por ayuda, debe conocer los conceptos básicos usted mismo.

De esta manera puedes entender y preguntarte qué te está diciendo alguien.

Después de todo, se trata de su empresa.

Los siguientes diez principios básicos de contabilidad cubren todo lo que necesita saber para comprender su dinero y hacer las preguntas inteligentes.

1. Obtenga su software de contabilidad

No intente terminarlo todo junto con Excel o una calculadora.

Hágase un favor y reciba software de contabilidad. Freshbooks se ofrece a clientes que administran empresas de comercio electrónico.

O si usa Shopify, hay muchas aplicaciones de software de contabilidad que puede obtener en su tienda de aplicaciones .

¿No está seguro de lo que está buscando? Prueba uno gratis O elija uno con un período de prueba gratuito de 30 días.

La mejor opción depende de su negocio y preferencias.

Si compra en la tienda de aplicaciones, asegúrese de elegir un sistema de contabilidad.

Busque una aplicación que rastree las ventas, los costos y el inventario.

Evite las aplicaciones que solo crean facturas o entregan solo informes. Quieres una herramienta que pueda hacer todo por ti.

Ya sea que elija software a través de Shopify o desee trabajar con otra cosa, elija uno que sincronice directamente con su tienda de comercio electrónico.

Hace la vida mucho más fácil.

2. Siga sus flujos de dinero

Paso dos: cuide su dinero.

Si todavía no tiene una cuenta bancaria separada para su empresa, puede obtener una.

Necesita saber que su empresa gana dinero. Y la forma más fácil de ver esto es ver su flujo de efectivo.

Si estás más entrando que saliendo, probablemente lo hagas bien, ¿verdad?

También necesita ver el momento de salir y entrar.

¿Qué pasa si todas las facturas deben ser pagadas mañana?

No importa si ingresa $ 1 millón el próximo mes si no puede pagarle a sus empleados hasta ese momento.

Tenga en cuenta los depósitos que tiene en sus cuentas.

¿Qué métodos de pago ofrece a sus clientes ? ¿Alguno de ellos tiene un lugar en el dinero?

¿Hay un retraso de cinco días desde el momento en que un cliente paga hasta el momento en que el dinero está en su banco? Debe saber esto cuando descubra cuándo tiene dinero para gastar.

Shopify ofrece una plantilla gratuita para rastrear efectivo. Puede crear fácilmente el suyo en Excel.

Siga lo que espera gastar cada semana. Mantenga un registro de qué dinero espera recibir por semana.

Si lo que tiene que gastar es más que su saldo bancario actual más lo que ingresa, sabe que está a punto de tener un problema.

Siga estos consejos para mejorar su flujo de efectivo:

  • No pague antes de lo necesario. Si debe pagarse dentro de los 30 días, pagará en 30 días.
  • Considere ofrecer planes de pago mensual y suscripciones a los clientes para asegurarse de que se recibe dinero.
  • Mantenga una reserva en su cuenta bancaria comercial & # 39; en caso & # 39 ;. [19659040] No lo hagas demasiado complicado. No necesita enormes estados de flujo de efectivo técnicos.

3. Determine cómo contar inventario

Si vende un servicio, ignore este paso.

El stock es el producto que vende o cualquier material que usa para fabricar ese producto.

No olvide incluir los costos de embalaje o empaque de su producto.

Determine qué volumen mínimo de existencias desea tener a mano y asegúrese de realizar un seguimiento del stock para poder reorganizarlo antes de que pase este punto

Lo último que desea es que se agoten las existencias y perder ventas.

¿Por qué las acciones son parte de la base contable?

Stock es igual a dinero.

Es el dinero que gastó para comprar las cosas. Dinero que no recibirá hasta que venda su producto.

Y el dinero vinculado a su inventario puede cambiar mientras está en su almacén (o tienda o departamento).

Cuando compro 50 productos a $ 100 cada uno y mañana el precio sube a $ 150, mi inventario de repente vale más.

Pero si el precio baja a $ 50 mañana, mi inventario vale menos.

¡Cuidado con & # 39; encoger & # 39;!

Es entonces cuando de repente tiene menos inventario de lo que debería.

Sabes que compraste 50 productos. Usted sabe que vendió y envió 40.

Te quedan 10, ¿verdad?

¿Qué pasa si solo te quedan 8?

Eso es & # 39; reducción de tamaño . & # 39;

Quizás un artículo se extravió o se lo robaron o se arruinó y tuvieron que tirarlo. Hay muchas razones por las que esto sucede.

La buena noticia es que la contracción es menor si no tiene una tienda física.

La contracción del almacén es realmente bastante baja. La contracción típica es inferior al 1% de su stock total.

Si ejecuta un negocio desde su casa, es aún menos probable que disminuya.

Estás menos dispuesto a dejar que alguien robe un inventario si eres el único que lo rodea.

También es mucho más difícil perder inventario en un departamento en comparación con un gran almacén.

Dicho esto, la contracción puede sucederle a todos.

Es por eso que es importante mantener el inventario físico . Necesita saber si ha perdido $ 100 en producto & # 39; perdido & # 39; y lo he incluido en tu contabilidad.

4. Comprenda los costos de los bienes vendidos

Los costos de los bienes vendidos son los costos que están directamente relacionados con los productos que ha vendido.

Este es el stock vendido más cuánto cuesta fabricarlo.

Digamos que estás vendiendo un widget. Lo que cueste por las piezas más lo que cuesta construirlo, debe ser el costo de los bienes vendidos para ese artilugio.

Si las partes del widget cuestan $ 50, el paquete cuesta $ 10 y le ha pagado a alguien $ 25 para que lo junten, sus costos para ese artilugio son de $ 85.

Esto puede ser mucho más confuso para saber si ha comprado muchos widgets a diferentes precios y le paga a diferentes personas salarios diferentes para mantenerlos juntos.

No diluyas las cosas demasiado complicado.

La manera más fácil de resolver esto es usar un promedio ponderado. Aquí hay un ejemplo de cálculo de un promedio ponderado :

($ 440 dividido entre 5 es $ 88.)

Todo lo que está directamente relacionado con sus productos y tiene un aumento en los costos cuando tiene más cosas, debe estar en el costo de los bienes vendidos.

Si paga a los empleados por cada artilugio que crean, registre su trabajo.

Si les paga una tarifa fija por hora, incluso si no hacen nada ese día, no incluya su trabajo en el costo de los bienes vendidos.

El precio de venta de un artículo menos el costo de ese artículo es su & # 39; margen bruto & # 39 ;.

Esta no es su ganancia. Solo le informa cuánto gasta en cada artículo antes de agregar todos sus demás gastos.

Aquí puede ser bastante complicado si tiene costos diferentes para diferentes condiciones de venta.

Por ejemplo, ¿ofrece envío gratis para todos los pedidos superiores a $ 100?

Esto significa que el costo de los bienes vendidos aumenta cada vez que un cliente compra más de $ 100 en artículos. 19659002] También cambiará para cualquier otra ubicación a la que envíe.

Algunos sitios web le indicarán que no envíe el costo de los bienes vendidos.

No estoy de acuerdo con eso. & # 39; Freight from & # 39; sube o baja con el volumen que vende .

Haga que el sistema de contabilidad rastree los costos reales de los bienes vendidos para simplificarlo. Si está vinculado a su sitio de comercio electrónico, debería poder hacer esto automáticamente.

Para predecir los costos futuros de los productos vendidos, se ahorrará un dolor de cabeza y solo usará un promedio.

Si vendió $ 1,000 el mes pasado y pagó $ 150 por el envío, eso es 15%.

Entonces puede suponer que si vende $ 2000 el mes próximo, es probable que pague $ 300 (o 15%) por el envío.

No será perfecto, pero es mejor que simplemente dejar los costos fuera del horario. 19659002] Esta es una forma simple de calcular el costo bruto promedio de los bienes vendidos incluidos el envío, el embalaje y cualquier otro costo para el comercio electrónico:

[19659013] 5. Calcule todos los demás costos

Ahora sabe qué costos están directamente relacionados con el volumen de ventas.

A continuación, debes saber cuánto te cuesta todo lo demás.

Todos los costos que no aumentan cuando compra más o más ventas cuando vende menos, & # 39; costos fijos & # 39; llamado.

Por ejemplo, si paga un alquiler mensual, el monto es fijo. No cambiará si vende un widget o un millón.

Estos costos no están incluidos en el costo de los bienes vendidos y no están incluidos en su margen bruto.

Sin embargo, sí afectan sus ganancias y su flujo de efectivo.

Los costos fijos comunes son:

  • Alquiler
  • Servicios públicos
  • Seguro
  • Impuesto sobre bienes inmuebles
  • Intereses sobre desembolsos
  • Salarios


Estos costos se cobran como & # 39; reparado & # 39; considerado, ya que tiene que pagarlos, incluso si no vende nada el próximo mes.

No permita que esto lo confunda con un gasto que es exactamente la misma cantidad cada mes.

Un gasto como herramienta puede ser más de un mes que el siguiente. O puede ser más en invierno que en verano.

Todavía es un gasto fijo en el campo de la contabilidad.

Si un gasto cambia de mes a mes, debe usar un promedio para el presupuesto.

6. Calcule su necesidad de ventas de punto de equilibrio

La presupuestación y la planificación son partes importantes de la gestión de una empresa.

No solo quiere saber si obtuvo ganancias el mes pasado, querrá saber si espera hacer este mes y el siguiente.

Su monto de ventas de punto de equilibrio es la cantidad de dólares de ventas que tiene que ganar para cubrir todos sus costos.

Digamos que todos sus & # 39; costos fijos & # 39; agregue hasta $ 5000 por mes.

Esto significa que tiene que vender lo suficiente de su producto para cubrir los costos de hacerlo (incluida la mano de obra) más $ 5,000 adicionales, solo para alcanzar el punto de equilibrio (sin ganancias ni pérdidas).

Calcula tu margen bruto por unidad (desde el cuarto básico). 19659002] Luego usted comparte sus costos fijos con esa cantidad para calcular cuántas unidades tiene que vender.

Si su número de unidades de equilibrio es de 5.000 y cree que solo puede generar o vender 3.000, sabe que tiene problemas.

Si el punto de equilibrio es 5,000 y cree que puede hacer y vender al menos 10,000, sabe que está ganando dinero.

No olvide que sus costos fijos no cambian fácilmente.

Si, por ejemplo, tiene un plazo de arrendamiento de cinco años, tendrá dificultades para encontrar una manera de reducir su alquiler.

Esto significa que si su receso incluso parece demasiado alto, primero debe considerar aumentar sus precios para tratar de reducir el costo de los bienes vendidos.

Puede hacerlo cargando más para envío, utilizando materiales más baratos o buscando mano de obra más barata.

Aquí hay una imagen de punto de equilibrio :

7. Haga un seguimiento de sus ventas y ganancias antes de impuestos

Ahora sabe cuántos artículos tiene que vender para alcanzar el punto de equilibrio.

A continuación, necesita una forma de rastrear sus ventas.

Esto le permite saber desde el principio si tiene algún problema. También lo ayudará a administrar su dinero.

Supongamos que descubres que tienes que vender 5.000 unidades para romper.

Ahora es el 15 del mes y solo vendió 1500.

rastrea sus ventas, puede notar esto. Ahora tienes tiempo para hacer algo al respecto.

Todavía tiene dos semanas para intentar y ganar más con algunos esfuerzos adicionales de marketing digital.

Solo asegúrate de que, si se trata de marketing de pago, tu costo es el que está dentro de tu presupuesto.

Después de todo, si gastas $ 2000 para aumentar las ventas en $ 1000, entonces no valió la pena, ¿verdad?

Una forma de rastrear sus ventas es vincular Google Analytics a su comercio electrónico. lugar

Google Analytics incluso tiene un complemento para su sitio de comercio electrónico para hacerlo más simple.

Inicie sesión en su Google Analytics y vaya a la configuración de administrador.

Luego ve a tu configuración de comercio electrónico.

A continuación, configure el interruptor & # 39; Habilitar comercio electrónico & # 39; y & # 39; enviar & # 39;. [19659002]

Puede encontrar más información sobre Google Analytics en algunas de mis otras publicaciones o ver mi video.

Pero volvamos a la contabilidad.

Ahora que sabe las ventas, los costos de los bienes vendidos y todos sus otros & # 39; corregidos & # 39; costos, usted sabe su ingreso antes de impuestos también.

Vigile la meta ¡La idea no es dinero en efectivo!

Supongamos que vende un servicio por valor de $ 3,000, pero ofrece un plan de pago de tres meses.

Sus ventas serían de $ 3,000, pero su cuenta bancaria solo puede contener $ 1,000.

Eso significa que incluso si su software de contabilidad dice que obtuvo una ganancia de $ 500 después de todos sus gastos, no tiene $ 500 adicionales en su cuenta bancaria.

Si todos sus gastos se han pagado realmente este mes, su pérdida bancaria puede ponerse roja .

Existen toneladas de reglas de contabilidad cuando debe reconocer las ventas .

El momento en que se deben reconocer las ventas y los gastos puede ser bastante complicado.

Deje esto para su contador e impuestos. No es importante cuando se trata de la gestión diaria de su empresa.

Si alguna vez se hace público, necesita conocer requisitos de informes de contabilidad más avanzados, pero no son necesarios para administrar su empresa.

8. Establezca las tasas impositivas correctas para los clientes

Esta es la parte de la que la mayoría de las personas se queja: los impuestos.

Los impuestos son inevitables y pueden volverse bastante complicados.

Si vende muchos productos y servicios diferentes a muchas personas en todo el mundo, es posible que desee consultar a un profesional al respecto.

Afortunadamente, los sistemas son bastante inteligentes en estos días.

Su software de comercio electrónico debe arreglar esto por usted.

Siempre que etiquete un producto como imponible, debe, tan pronto como su cliente indique su dirección, calcular el impuesto adeudado.

19659002] Si usa Shopify, puede configurar esto en las autoridades fiscales :

Y si tiene productos o clientes exentos de impuestos, puede establecer exenciones directamente en su tienda de comercio electrónico.

Las instrucciones detalladas para las excepciones de Shopify se pueden encontrar aquí .

9. Planifique sus pagos de impuestos

Ahora que está bien configurado para recaudar impuestos, también debe asegurarse de estar listo para pagar.

Sus reglas de impuestos dependen de dónde se encuentre físicamente.

Espere al menos que tenga que entregar todos los impuestos que haya recaudado.

Esto significa que es importante reconocer ese dinero como un impuesto y dejarlo de lado. Si no, ¡puede doler cuando sea el momento de presentar un archivo!

Algunos servicios de la tienda en línea, como Shopify, le permiten incluir impuestos en su precio de venta.

Esto significa que su producto es siempre $ 40.00, independientemente de si lo vende a un cliente que no paga o alguien que paga 15% de impuestos.

La diferencia es que el precio de venta y el beneficio son menores cuando su cliente se encuentra en el área una región con impuestos más altos.

No recomendaría usar esta característica.

Puede hacer que sea más difícil planificar los dólares de ventas reales que espera ganar.

También puede perder fácilmente la cantidad de ganancias que ha acumulado y la cantidad de impuestos que ha acumulado (que luego debe pagar).

Si desea incluir impuestos en sus premios, asegúrese de que pueda ejecutar un informe fiscal.

Esto debería indicarle fácilmente cuánto ha recaudado en impuestos para que pueda identificarlo y dejarlo de lado.

Para los informes fiscales de Shopify vaya a Informes y luego finanzas .

Luego, haga clic en & # 39; Impuestos & # 39; y lo llevará al informe fiscal detallado:

Es una buena idea dejar de lado todos los impuestos que debe pagar para que no se pierdan en su saldo bancario. o están incluidos en su flujo de efectivo.

Considere abrir una cuenta separada solo para impuestos .

10. Comprenda su saldo

Ahora hemos discutido todo sobre su cuenta de pérdidas y ganancias, así como sobre el flujo de caja.

Lo último que tiene que tratar es el saldo.

Esto es lo que le ayuda a seguir la salud a largo plazo de su empresa para ver cómo va su negocio.

Una cuenta de pérdidas y ganancias es una instantánea en el tiempo. Un equilibrio es la imagen más grande.

El balance consta de activos, pasivos y patrimonio .

Los activos son cosas que considera valiosas, como el dinero en el banco.

Las obligaciones son deudas o pagos que usted debe.

La equidad es la diferencia entre los dos.

Supongamos que su automóvil vale $ 50,000 y aún tiene que pagar $ 30,000.

Eso significa que su activo es de $ 50,000, su responsabilidad es de $ 30,000 y su capital es de $ 20,000.

Si vendió el automóvil hoy, obtiene $ 50,000 en efectivo. Entonces tiene que pagar la deuda de $ 30,000 que debe y está en su bolsillo con $ 20,000.

Esto significa que tiene igualdad y si tuviera que deshacerse del auto hoy, ganaría dinero.

Así es como quiere que se vea el equilibrio de su empresa.

Este es un escenario más común:

Su automóvil tenía un valor de $ 50,000 cuando lo compró. Usted tomó un préstamo de $ 50,000 para comprarlo.

Una vez que lo sacaste de la trama, perdió valor y ahora vale solo $ 40,000. Es depreciación lo que significa que las cosas disminuyen en valor a medida que envejecen.

Si quiere venderlo ahora, véndalo por $ 40,000 y pague $ 40,000 en deuda.

Ya no tendrá automóvil y aún así perderá $ 10,000.

Esto es equity negativo & # 39 ;. Esto significa que debe más que su propiedad.

Este es un mal lugar para estar.

Si su compañía se encuentra en este estado, significa que pierde dinero.

Si su cuenta de pérdidas y ganancias parece que está obteniendo ganancias, pero su saldo cuenta una historia diferente, entonces le falta algo algo en sus gastos .

Es fácil pasar por alto cosas como los pagos de intereses sobre préstamos.

Si tiene un préstamo de alto interés que continúa aumentando su responsabilidad, puede fácilmente matar su ganancia sin que usted se dé cuenta.

Por lo tanto, el saldo es un buen segundo vistazo para asegurarse de no perder nada 19659002] Una simple comprobación para asegurarse de que su saldo es correcto es recordar que activos = pasivos + capital .

Conclusión

] Ahora he cubierto todos los principios de contabilidad que debe seguir día a día y de mes a mes.

Comience con un software de contabilidad simple. Hace tu vida mucho más fácil.

A continuación, recuerda que & # 39; efectivo es el rey & # 39; es y controle su flujo de efectivo. Tienes que administrar esto semanalmente a menos que hayas acumulado una gran reserva de efectivo.

A continuación, debe comprender sus ventas, gastos y ganancias. Esta es su cuenta de pérdidas y ganancias y le permite saber si gana dinero cada semana, mes o año.

No olvide programar impuestos. Configure su sitio de comercio electrónico para recopilarlos si es necesario. Pon el dinero a un lado para pagar cuando sea necesario.

Finalmente, crea tu equilibrio. O deje que su software de contabilidad lo haga por usted.

Esto le permitirá saber cómo & # 39; saludable & # 39; su negocio es a largo plazo Es una manera fácil de determinar si tiene demasiadas deudas.

Existen muchas reglas y trucos contables adicionales que pueden ayudarlo a ahorrar dinero en impuestos.

También hay opciones de informes que debe considerar si está tratando de obtener inversores o un préstamo para la expansión. [19659002] Pero no te dejes llevar por las complicadas reglas para manejar tu negocio. Simplemente lo distraerá de su trabajo crítico para administrar su negocio.

Un contador puede ayudarlo con todo lo que está por encima y más allá de la base si lo necesita.

¿Qué software está usando actualmente para procesar sus necesidades de contabilidad?

Sobre el autor: Neil Patel es el cofundador de Neil Patel Digital.

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